En cualquier empresa observamos que hay gran cantidad de papel y todo ocupa
mucho espacio, y en la mayor parte de las ocasiones coincide que carece de gran
valor y en otra tiene un valor muy alto para la empresa. Es por ello que los
servicios de custodia
documental se utilizan para estos casos. En algunas ocasiones se digitalizará y
se destruirá la documentación y en otros se digitalizará y se conservará la
documentación en estas empresas de custodia de archivos.
Este tipo de empresas de custodia
de archivos en muchas ocasiones ofrecen una oferta en la que engloban el
tratamiento documental del servicio. Estas empresas necesitan mucho espacio
para poder ofrecer este servivio completo de digitalización y custodia de la
documentación de los archivos. Ninguna de estas empresas se mantiene dentro de
las ciudades, todas ellas están en grandes polígonos industriales donde pueden
adquirir grandes superficies para desarrollar su actividad.
Son muchas las entidades (ayuntamientos, cajas de ahorro, diputaciones,
empresas…) que acuden a este tipo de empresas para solicitar sus servicios. En
muchas ocasiones merece la pena
digitalizar gran parte de la documentación, sobre todo aquella que se está
manejando todos los días, y almacenar el papel sería lo optimo. Los precios
suelen ser bastante ajustados, siempre es conveniente preguntar en unas cuantas
de ellas porque la diferencia es considerable dependiendo de la
cantidad.
Las empresas de custodia cuentan con las últimas tecnologías en sistemas de
seguridad, detección y extinción de incendios, sistemas de almacenaje, etc. .
Entre ellos:
Protección frente a incendios
Cuentan con un sistema de detección y extinción de incendios, donde los
sistemas de detección son electrónicos y conectados a una central de alarmas,
cada empresa utiliza diferentes dispositivos y empresas que trabajan con ellos
pero este podría ser un ejemplo:
- Para la detección de Incendios: Detectores Fotoeléctricos de humos
(Oficinas y Nave), con conexión a Central de Alarmas.
- Protección contra incendios: Adaptación a la actuación a la
NBE-CPI-96.
- Sistema de Rociadores automáticos (NFPA-13)
- Bocas de Incendio Equipadas (BIES)
- Extintores Portátiles
- Pulsadores de Alarma
- Sirenas de Alarma
- Puertas; Resistencia al fuego RF-60.
Medidas antirrobo y vigilancia
Disponen de un sistema antirrobo que permite garantizar la seguridad de la
documentación depositada, cumpliendo con las medidas de seguridad RD
1720/2007.
Entre otras medidas:
- Detectores de presencia que están colocados en puertas y accesos en toda la
nave y oficina.
- Control de accesos mediante tarjetas
plasticas de apertura a las diferentes dependencias o zonas de la
instalación, de acuerdo del nivel de acceso de cada persona, para garantizar
que la persona que accede sea perfectamente identificada y esté acreditada para
el acceso, evitando los manipulados
de los expedientes o libros por personas ajenas a ese departamento.
Sistemas de almacenamiento
Cuentan con varios tipos de sistemas de almacenamiento:
- Un sistema de estanterías metálicas con estructura de almacenaje tipo Rack
Selectivo para el almacenamiento de cargas.
- Un conjunto de estanterías montadas sobre bases móviles que se desplazan a
lo largo de unos carriles instalados en el suelo.
Control de plagas
Suelen implantar un sistema de control de plagas de desinsectación y
desratización, contratado con una empresa especializada, quien se encarga de su
correcto mantenimiento.
Gestión informática de archivos
Cuentan con un sistema para la gestión informática de archivos. El sistema
controlado a través de navegadores web o dispositivos inalámbricos facilita al
máximo todas las tareas relativas a control de acceso, optimización de espacio,
optimización de entradas y salidas, gestión de la trazabilidad del contenido de
las ubicaciones, etc.
