Remica ha decidido emprender un proyecto de optimización de recursos en la
parte de gestión que concierne los procesos documentales, adoptando la factura
electrónica. Este proyecto entra en línea con su preocupación de servir y
satisfacer a sus clientes, coherente con sus objetivos de eficiencia y de
reducción de su impacto sobre el Medio Ambiente.
Madrid, primavera de 2010. El equipo de Yolanda Asensio, del departamento
informático de Remica, se reúne con motivos de una comunicación por parte de la
Administración sobre fechas límites de adopción de un formato XML-Facturae para
toda organización que tenga que enviar facturas a clientes del sector público,
fijando como plazo máximo el 30 de octubre de este mismo año. Dichos plazos
provienen de normativas establecidas por los Estados Miembro de la Comisión
Europea, cuyo impulso aprovecha el Gobierno Español para implantar el DNI
electrónico y para promocionar la factura electrónica como motor de
modernización de la empresa española.
Los argumentos en pro de la factura electrónica son tajantes: Eficiencia y
Ecología, dos motivos más que convincentes para aceptar de nuestros proveedores
una factura digital, válida para auditorías y para archivarlas en soporte
digital, menos costoso, más seguro y muy práctico para ahorrar espacio en
nuestras oficinas o almacenes. La reunión antes mencionada concluye con una
decisión de “caza y captura” de soluciones adecuadas a las especificaciones y
presupuestos de la empresa. Pocos meses más tarde, tras una breve y exitosa
implementación, Remica envía sus facturas electrónicas a un 20 % de sus
clientes.
Factura Electrónica ¿Merece la pena el esfuerzo?
Los beneficios de la factura electrónica son numerosos y todos de peso.
Empezando porque permite conformarse a la legislación: la
empresa emisora de facturas a clientes nacionales o internacionales, privados o
públicos, recibe a la auditoría con tranquilidad y confianza de que todo está
en regla. En segundo lugar, la satisfacción de sus empleados,
porque su trabajo se ha convertido en una experiencia más interesante y menos
recurrente: la tecnología les permite ser más eficientes y servir mejor a sus
clientes. Por otro lado, la rapidez y precisión en la
recepción de las facturas en el cliente: ya no hay confusión ni factura no
recibida ni errores posibles. Su contabilidad de proveedores está al día y los
pagos pueden realizarse sin retrasos involuntarios. La imagen de la
empresa se ve mejorada, dotándose de modernidad y profesionalidad en
la comunicación con sus clientes. El cobro más rápido mejora
la tesorería de la empresa lo que satisface al director financiero en el
análisis de su ratio de Periodo Medio de Cobro (DSO).
La atención al cliente es mejor, porque las consultas
posteriores a facturas por clientes o auditorías son rápidas y fáciles gracias
al archivo electrónico con sistema de indexación de palabras clave. Y en cuanto
a la seguridad… es mucho más difícil corromper un documento
digital con sistema de firma electrónica en un archivo protegido dentro de un
sistema seguro, que entrar en una carpeta A-Z y modificar o extraviar un
documento en papel.
Por fin, el medioambiente: aunque existan contra argumentos
de peso, el lado verde de la digitalización de la factura cobra todo su sentido
cuando leemos estudios que nos afirman cosas como “3 hojas de papel A4 se
producen con un mínimo de 1 litro de agua – Cada empleado usa una media de
10.000 hojas al año (333 litros; casi un árbol, unos 130 kgs de CO2 por cada
empleado)”; “cada cartucho de tóner crea cerca de 5 kg de CO2 – En Reino Unido
supone 480.000 toneladas de CO2”; “La impresión es el segundo origen de
polución en USA, sólo sobrepasado por la polución de los coches”, etc.
Ahora bien, para ser honestos tenemos que mencionar que los proveedores de
soluciones digitales, también tienen la labor pendiente de dar métricas del
impacto de sus equipos e infraestructuras. Empezando por los grandes como
Google, Nokia, Dell, Microsoft, Facebook, e incluso la propia SAP. El gasto
energético de sus servidores, componentes, plataformas, deben ser medidos y
controlados, dando el ejemplo a los demás actores y reduciendo de verdad su
huella de carbono. No es misión imposible, sólo cuestión de poco tiempo,
gracias a la presión de los usuarios finales: todos queremos ser amigables con
el medio ambiente, pero sabemos que, a nivel global, las TIC suponen el 2% de
las emisiones globales de gases de efecto invernadero. Según Gartner, esta
cifra es equivalente al sector de aviación civil al completo. Existen más datos
inquietantes sobre el impacto de las TIC, como el siguiente: una simple
búsqueda en Google tiene su impacto: 0,2 gramos de CO2. O lo que es lo mismo,
un millar de búsquedas contamina tanto como conducir un coche durante un
kilómetro. (Fuente: cinco días)
¿Y los ahorros? Su importancia varía en función del número
de facturas electrónicas enviadas. Otro factor importante es también el coste
de la implantación de la solución elegida o el coste por uso de dicha solución
si es modo SaaS. Pero, aunque no todos los ahorros se aprecien a corto plazo,
son importantes. Según Gartner, el coste de una factura en papel ronda los 3
euros. El ahorro en una factura electrónica puede alcanzar el 66%. Según AECOC
(Asociación Española de Codificación Comercial), el coste de la factura
electrónica es de 0,22€ frente a 3,07€ para el emisor, y de 0,71€ frente a
3,57€ para el receptor.
Tantos beneficios no permiten dudar sobre si compensa o no.
¿Cómo proceder entonces?
Según algunos clientes de Esker como Remica, Kavo Dental, Thomson
Reuters-Aranzadi o
Anuntis Segundamano, la aceptación de la factura electrónica por los
clientes pasa por un esfuerzo de comunicación por parte del
departamento administrativo correspondiente. Si en principio la mayor parte de
ellos comprenden que la factura electrónica es ventajosa tanto para la parte
emisora como para la receptora, no dejan de tener un profundo desconocimiento
sobre ella lo que retrasa la decisión de aceptación. Además, la decisión de
cada empresa de facturar o no a sus clientes en formato electrónico depende del
tipo de clientes que tiene: puede que algunos no tengan siquiera acceso a
Internet y menos una cuenta de correo.
También habrá que contar con los rezagados “por interés”: los que prefieren
seguir con el formato papel para poder recurrir a la excusa del “no recibido”
para demorar el pago. Pero poco a poco, y dentro de menos tiempo de lo que
pensamos, éstos serán una minoría por puro proceso natural de selección en un
mercado que sólo deja vivir las empresas más competitivas, es decir, las que
optimizan (modernizan) sus procesos.
Volviendo a nuestra pregunta de cómo proceder para llegar a una masa crítica
de aceptación de la factura electrónica y obtener los retornos sobre la
inversión esperados, repetimos: es imprescindible preparar con antelación un
plan de comunicación a clientes, que puede incluir iniciativas como: envío de
carta de información, presentación personalizada o en grupo, visitas, llamadas
telefónicas y atención telefónica posterior, información permanente en una
intranet con acceso restringido a clientes, con un contacto para dudas, FAQs,
links externos, documentos sobre el tema.
También se puede pensar en programas de incentivos, ofreciendo descuentos
por adopción del formato electrónico, o créditos (puntos) para otros programas
de incentivos más globales pensados a nivel de empresa.
Más allá de la Factura Electrónica
Lo mejor de tener este proceso resuelto es que se puede aprovechar la firma
electrónica para otros documentos como, por ejemplo, el recibo de nómina de sus
empleados. Empezar por un departamento (el financiero o de administración de
ventas) para seguir con otros cuya gestión depende de un flujo documental de
salida, como el de Recursos Humanos, hace avanzar la modernización de la
gestión empresarial, el ahorro, la satisfacción del empleado y del receptor, y
por supuesto la reducción de la huella medioambiental. El camino perfecto hacia
la empresa soñada: sin papel y sin trastos de la época papelera.
